8 bí mật để truyền thông và tổ chức sự kiện thành công

June 07 15:09 2015

Quảng bá và Quản trị sự kiện vẫn thường được các nhà tổ chức sự kiện truyền tai nhau rằng đây là 2 yếu tố quan trọng nhất để làm nên thành công của một sự kiện. Vậy bí mật nào nằm sau quy trình Quảng bá và Quản trị của những nhà tổ chức sự kiện thành công ? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn khám phá những bí mật đó.

  • Bí mật 1 : Gửi thư mời hiệu quả và tiết kiệm

Yếu tố đầu tiên để làm nên một sự kiện thành công là việc quảng bá sự kiện hiệu quả qua các kênh truyền thông. Trong bài phân tích “5 xu hướng tổ chức sự kiện” của Hiệp hội các nhà tổ chức sự kiện quốc tế, 80% các nhà tổ chức sự kiện cho rằng việc kết hợp chặt chẽ các phương thức truyền thông đó cùng một số nguyên tắc cơ bản của marketing được coi là cách tối ưu để có được một sự kiện thành công.

Thư mời qua email là phương thức truyền thông sự kiện tiết kiệm và thu hút người tham dự nhiều hơn bất kỳ phương tiện nào khác. Thư mời qua email với một giao diện chuyên nghiệp, hình họa bắt mắt, tiêu đề thu hút cùng nội dung hấp dẫn sẽ chiếm được thiện cảm từ khách hàng. Việc tích hợp email mời sự kiện trong website đăng ký sự kiện và hệ thống xử lý thanh toán sẽ là sự lựa chọn tốt nếu bạn muốn tăng số người tham dự và giảm thiểu, đơn giản hóa công việc nhập số liệu cũng như nhiều công việc khác. Phân tích số liệu sau sự kiện của hơn 75,000 chương trình chỉ ra rằng nhà tổ chức có thể đạt được gấp 3 lần tỷ lệ phản hồi sau khi  xây dựng chiến dịch tích hợp giữa email marketing, thư mời trực tiếp và các cuộc điện thoại chăm sóc khách hàng.

Mẫu thư mời qua email.

Mẫu thư mời qua email.

  • Bí mật 2 : Giao tiếp chuyên biệt

Bí mật thứ 2 của một nhà tổ chức sự kiện thành công nằm ở việc chuyên biệt và cá nhân hóa thư mời tới người tham dự. Hiệu quả thư mời của bạn sẽ tăng cao khi mỗi nhóm khách hàng nhận được một thông điệp cụ thể và được điều chỉnh phù hợp để đáp ứng nhu cầu, mong muốn của riêng họ. Tỉ lệ phản hồi của thư mời được gửi giống nhau cho tất cả các nhóm khách hàng có thể ít hơn 50% so với thư mời được tạo riêng cho nhóm người tham gia như khách hàng VIP, khách hàng tiềm năng, khách hàng trung thành,.. Hơn thế nữa, bạn không nên bỏ qua việc cá nhân hóa thư mời, “Gửi đến người quan tâm”. “Gửi khách hàng” nên được thay thế bằng tên, chức danh, công ty của người nhận thư mời.

Chế độ gửi đồng loạt sẽ khiến thư mời của bạn giống như một lời mời sáo rỗng hơn là một lời mời cá nhân. Qua vài nghiên cứu, chúng tôi nhận ra rằng thư mời được đặt mục tiêu và cá nhân hóa có thể là điều làm nên sự thành công trong quá trình quảng bá sự kiện. Email là phương tiện tối ưu cho thư mời được đặt mục tiêu và cá nhân hóa.

Hiệu quả thư mời của bạn sẽ tăng cao khi mỗi nhóm khách hàng nhận được một thông điệp cụ thể và được điều chỉnh phù hợp để đáp ứng nhu cầu, mong muốn của riêng họ.

Hiệu quả thư mời của bạn sẽ tăng cao khi mỗi nhóm khách hàng nhận được một thông điệp cụ thể và được điều chỉnh phù hợp để đáp ứng nhu cầu, mong muốn của riêng họ.

 

  • Bí mật 3 : Quản trị chiến dịch hiệu quả

Quản trị chiến dịch hiệu quả cũng là một bí mật nằm sau mỗi sự kiện thành công. Các nhà tổ chức cần theo sát số lượng và tình trạng thư mời để quản lý tốt quá trình ra mắt của sự kiện và các hoạt động sau đó. Tỉ lệ mở thư, số lượng thư chưa được gửi đến cùng tỉ lệ thoát (bounce rate) sẽ giúp bạn có cái nhìn cụ thể về hiệu quả của chiến dịch để từ đó có thể đưa ra những phương án phù hợp. Một công cụ quảng bá tốt không chỉ giúp bạn quản trị được  chiến dịch truyền thông sự kiện mà còn giúp bạn theo dõi được tỉ lệ phản hồi và loại bỏ những thư được thoát.

“Mailchimp” là một trong những công cụ bạn có thể sử dụng để quản lý chiến dịch email cho sự kiện

“Mailchimp” là một trong những công cụ bạn có thể sử dụng để quản lý chiến dịch email cho sự kiện

  • Bí mật 4 : Đòn bẩy cho website sự kiện

Tạo và thúc đẩy website sự kiện cũng là một điều mà các nhà tổ chức sự kiện nên lưu ý. Việc đưa cổng đăng ký tham dự lên website sự kiện sẽ giúp các nhà tổ chức dễ dàng tính toán được không gian địa điểm, chỗ ngồi, đồ ăn, và các vật dụng cần thiết khác tại sự kiện.Không chỉ vậy, người tham dự cũng dễ dàng đăng ký và mua vé sự kiện trực tuyến (trong trường hợp vé được tính phí). Có rất nhiều công cụ marketing mà nhà tổ chức sự kiện nên biết để có thể thúc đẩy việc đăng ký tham gia, mua vé sự kiện của khách hàng tại website sự kiện như mã giảm giá early bird, mã giảm giá theo nhóm.

Các nhà tổ chức nên biết rằng mẫu đăng ký ở website sự kiện ngắn gọn sẽ chiếm ưu thế hơn mẫu đơn dài lê thê.Ngoài ra, nhà tổ chức cũng nên thiết kế những bước đăng ký riêng nếu sự kiện có nhiều nhóm người tham dự. Ví dụ, khách mời VIP sẽ được mời tham gia một buổi tiệc riêng va bữa tiệc này sẽ giới hạn với những vị khách khác. Một website sự kiện sẽ trở nên ấn tượng hơn khi nó cung cấp thông tin lịch trình và các thông tin bên lề để  khách hàng hiểu rõ hơn về sự kiện.

Mẫu website sự kiện có tích hợp cổng đăng ký của một sự kiện.

Mẫu website sự kiện có tích hợp cổng đăng ký của một sự kiện.

  • Bí mật 5 Hãy để khách hàng lên kế hoạch cùng bạn

Chìa khóa thứ 5 để tổ chức sự kiện thành công nằm ở việc bạn lấy ý kiến khách hàng từ những khảo sát trước sự kiện. Qua chính những khách hàng này, bạn sẽ hiểu rõ hơn mục tiêu của sự kiện và xác định được cho mình phương thức phù hợp, tối ưu để đạt được mục tiêu đó. Một điều quan trọng mà bạn cần làm chính là tìm hiểu lý do vì sao một người được mời lại không tới tham dự sự kiện của bạn : Thời gian không cho phép ? Thiếu quan tâm tới chủ đề sự kiện ? Địa điểm quá xa ? Theo sát phản hồi từ phía khách hàng trước sự kiện diễn ra có thể giúp bạn có được một bản kế hoạch phù hợp với khách hàng – những người góp phần chủ yếu vào việc tăng doanh thu cho sự kiện.

Quan trọng hơn, đánh giá mong đợi, kỳ vọng của khách hàng về sự kiện sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để tăng chất lượng sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện có thể hỏi khách hàng những câu hỏi hỏi như : Chủ đề họ mong đợi sẽ được thảo luận trong chương trình ? Họ kỳ vọng sẽ nhận được gì sau sự kiện ? Đồ ăn nào họ dị ứng ?,… Điều chỉnh nội dung, kế hoạch sự kiện phù hợp với mong đợi của khách hàng cũng chính là bí quyết để lấy được sự hài lòng của họ.

Khách hàng cũng là những người có thể giúp bạn xây dựng được một bản kế hoạch thành công.

Khách hàng cũng là những người có thể giúp bạn xây dựng được một bản kế hoạch thành công.

  • Bí mật 6 Tránh những vấn đề phiền toái từ thanh toán bằng tự động hóa

Những vấn đề đau đầu từ công tác hậu cần thường xuất phát từ công việc xử lý thanh toán vé sự kiện thủ công. Cho dù bạn xử lý công việc này trước sự kiện hay ngay khi check-in, khối lượng thời gian và sức lực bỏ ra cũng không hề nhỏ. Một giải pháp lý tưởng cho vấn đề này : tự động hóa. Người tham dự sự kiện có thể trả phí tham dự ngay khi đăng ký tham dự sự kiện. Số tiền đó sẽ được chuyển tới tài khoản của bạn với sự hỗ trợ của trang website quản lý sự kiện có tích hợp cổng thanh toán. Giờ đây, bạn không còn phải lo lắng tới vấn đề thẻ tín dụng, xác minh thanh toán, nhập thông tin khách hàng, đo đếm số tiền theo cách thủ công nữa. Người tham dự và nhà tổ chức đều có thể theo dõi giao dịch thanh toán ngay lập tức. Rất tiện lợi và an toàn. Một lời khuyên cho nhà tổ chức là bạn nên đưa ra thông tin cụ thể và rõ rang về quy trình thanh toán trên trang đăng ký sự kiện để khách hàng có thể thao tác dễ dàng hơn.

Tự động hóa quá trình thanh toán phí tham dự sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều gánh nặng trong quá trình tổ chức

Tự động hóa quá trình thanh toán phí tham dự sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều gánh nặng trong quá trình tổ chức

  • Bí mật 7 Tận dụng những tiện ích công nghệ

Tận dụng những tiện ích công nghệ, hay nói cách khác, tự động hóa mọi thao tác quản lý sự kiện là bí mật thứ 7. Nhập số liệu, gửi thư mời, xử lý thanh toán bằng tay, tổng hợp thông tin để viết báo cáo, vận chuyển vé cho khách hàng cùng nhiều công đoạn thủ công khác ngốn rất nhiều thời gian, tiền bạc của bạn phải không ? Lại một lần nữa, các website quản lý sự kiện sẽ là một giải pháp công nghệ tốt giúp bạn tự động hóa mọi chu trình tổ chức để từ đó, bạn có thể tổ chức được nhiều sự kiện hơn, nâng cao chất lượng sự kiện, hạn chế rủi ro, tiết kiệm thời gian, công sức,… Đặc biệt, ở thế kỷ 21- thời đại của công nghệ, đã đến lúc các nhà tổ chức sự kiện nên tận dụng những tính năng công nghệ để tối đa hóa doanh thu.

Quản lý sự kiện dựa vào nền tảng công nghệ sẽ tiết kiệm tới 92 % chi phí cho nhà tổ chức.

Quản lý sự kiện dựa vào nền tảng công nghệ sẽ tiết kiệm tới 92 % chi phí cho nhà tổ chức.

  • Bí mật 8 : Chú ý tới những chi tiết nhỏ

Quản lý hậu cần cho sự kiện là điều thứ 8 bạn nên ưu tiên khi tổ chức sự kiện. Tập trung vào những chi tiết nhỏ nhất chính là vũ khí bí mật để nâng cao chất lượng sự kiện. Bạn nên bắt đầu lưu trữ tất cả dữ liệu và thông tin sự kiện vào cùng một hệ thống. Nếu người tham dự ở xa địa điểm tổ chức của bạn, hãy cung cấp cho họ những lựa chọn về phương tiện di chuyển, nhà nghỉ, khách sạn, bản đồ khu vực sẽ diễn ra sự kiện,.. Những chi tiết về sự kiện bạn nên đính kèm trong thư xác nhận sự có mặt của người tham dự trong sự kiện. Tập trung vào những chi tiết nhỏ sẽ giúp nhà tổ chức sự kiện nhanh chóng chiếm được tình cảm từ những người tham dự cũng như tăng tính chuyên nghiệp cho sự kiện.

Thông tin khách hàng sẽ giúp bạn tạo được những trải nghiệm tốt đẹp nhất cho họ khi tới tham dự sự kiện của họ.

Thông tin khách hàng sẽ giúp bạn tạo được những trải nghiệm tốt đẹp nhất cho họ khi tới tham dự sự kiện của họ.

Theo Bigtime.vn

 

write a comment

0 Comments

No Comments Yet!

You can be the one to start a conversation.

Add a Comment

Your data will be safe! Your e-mail address will not be published. Also other data will not be shared with third person.
All fields are required.